HaiSoTec

Zeiterfassung

Zeiterfassung, die jeder Prüfung standhält.

HaiSoTec Times · Digitale Zeiterfassung

Stempeluhr, Pausen, Überstundenkonto, Urlaub und Abwesenheiten in einer Anwendung — Pflichtpausen startet das System selbst, jede Korrektur ist protokolliert.

  • Stempeln am Smartphone, überall
  • Urlaub beantragen und genehmigen in Sekunden
  • Überstundenkonto wie ein Kontoauszug
  • Pflichtpausen automatisch nach ArbZG § 4
Jetzt kostenlos testen

Antwort innerhalb eines Werktags · kein Vertriebs-Spam

ab 35 €im Monat für den ganzen Betrieb — nicht je Kopf
Made in GermanyAudit-LogsHosting Frankfurt (EU)DSGVO-konform
Made in Germany
DSGVO-konform
Hosting Frankfurt (EU)
Google Cloud
Mobile-First
Mandantentrennung
Audit-Logs
Mehrbenutzer-Echtzeit
Managed Hosting
Automatische Updates
Auto-Skalierung
Google Workspace
ArbZG-konformPausen & Höchstarbeitszeit live durchgesetzt
Mobile-firstStempeln am Smartphone – ohne Installation
LückenlosJede Änderung revisionssicher protokolliert
Im Arbeitsalltag

Was Sie konkret gewinnen

Die Stempeluhr

Stempeln in einer Sekunde

Einstempeln, Pause, Ausstempeln – ein Knopfdruck am Smartphone oder Desktop. Der Live-Timer zeigt die laufende Arbeitszeit in Echtzeit, die Tagesübersicht jeden Eintrag mit Kommen und Gehen.

Stempeluhr mit laufendem Timer, Wochenübersicht und Urlaubskonto
Das Überstundenkonto

Überstunden wie auf dem Kontoauszug

Soll, Ist und Saldo auf einen Blick – jede Gutschrift und jeder Ausgleich als eigene Kontozeile. Auszahlungen und Freizeitausgleich bucht die Teamleitung transparent und nachvollziehbar ein.

Überstundenkonto: Soll, Ist, Saldo und jede Buchung als eigene Kontozeile
Der Team-Kalender

Der ganze Betrieb auf einem Zeitstrahl

Der Team-Kalender zeigt pro Person farbige Abwesenheitsbalken über Monate hinweg – filterbar nach Abteilung und Standort. Auf Wunsch synchronisiert mit einem zentralen Google-Kalender.

Team-Kalender: elf Personen einer Abteilung, Abwesenheiten über Wochen
Abwesenheiten

Urlaub beantragen ohne Papierkram

Abwesenheiten ganztägig oder stundenweise beantragen – vom Jahresurlaub bis zum Arzttermin. Das Urlaubskonto rechnet automatisch mit, inklusive Resturlaub und Übertrag aus dem Vorjahr.

Urlaubskonto mit Übertrag aus dem Vorjahr und Antragsmaske in einer Ansicht
Genehmigungen

Genehmigen an einem Ort

Zeitkorrekturen, Abwesenheits- und Home-Office-Anträge laufen gebündelt auf einer Seite zusammen – mit Zählern für offene Vorgänge. Genehmigen oder ablehnen mit Begründung, der Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt.

Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen – mit Begründung
Lohnbuchhaltung

Exporte für die Lohnbuchhaltung

Monatliche Stundenzettel als PDF, Zeiteinträge als Excel – mit sauber getrennten Spalten für Arbeitszeit, gutgeschriebene Abwesenheiten und bezahlte Stunden gesamt. Auf Wunsch pro Projekt oder pro Mitarbeiter.

Stundenzettel mit getrennten Spalten für Arbeitszeit, Gutschrift und bezahlt gesamt
Live-Überblick

Live-Überblick: Dashboard & Auswertungen

Wer arbeitet gerade, wer ist im Urlaub, wo laufen Anträge auf? Das Dashboard zeigt den aktuellen Stand in Echtzeit – für Mitarbeitende die eigene Woche samt Urlaubskonto, für Vorgesetzte Team-Statistiken, Compliance-Werte und offene Vorgänge.

Team-Statistiken: wer gerade eingestempelt ist, Stunden und Arbeitstage

Was außerdem dazugehört

Automatische Pflichtpausen, Höchstarbeitszeit-Stopp, Sonn- und Feiertagsschutz.

Home-Office-Anzeige

Beantragbar und im Team-Kalender sichtbar, ohne die Zeiterfassung zu verfälschen.

Automatische Wochen- und Monatsberichte, Konformitätsübersicht je Mitarbeiter.

Rollen & Rechte

Feingranulare Berechtigungen, Vorgesetzten-Ansicht „Als Mitarbeiter ansehen“ (rein lesend, protokolliert).

Korrekte Zahlen, immer

Arbeitszeit, Pausen und Überstunden werden zentral und einheitlich berechnet – Stundenzettel, Überstundenkonto und Berichte zeigen garantiert dieselben Werte.

Echtzeit statt Reloads

Firestore-Snapshots liefern jede Änderung sofort an alle verbundenen Clients. Neue Positionen, Statuswechsel und Zuweisungen erscheinen live bei allen Mitarbeitern – ohne F5, ohne Polling.

Lückenlos nachvollziehbar

Jede Buchung, jede Korrektur, jede Genehmigung wird mit Verantwortlichem und Vorher-Nachher-Vergleich protokolliert – revisionssicher für Prüfungen und Audits.

Zeiterfassungspflicht · seit 2022

Die Zeiterfassung ist Pflicht – nicht erst irgendwann, sondern jetzt.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden (1 ABR 22/21): Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen – Beginn, Ende und Dauer, inklusive Pausen. Excel-Listen und Zettelwirtschaft halten dieser Anforderung auf Dauer nicht stand.

HaiSoTec Times setzt die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes nicht nachträglich in Berichten um, sondern live während der Erfassung: Pflichtpausen starten automatisch, die tägliche Höchstarbeitszeit wird durchgesetzt, an Sonn- und Feiertagen bleibt die Stempeluhr gesperrt. Was nicht konform ist, wird ehrlich ausgewiesen – nicht stillschweigend „repariert“.

  • Pflichtpausen automatisch – 30 Minuten nach mehr als 6 Stunden, 45 Minuten nach mehr als 9 Stunden (ArbZG § 4)
  • Tägliche Höchstarbeitszeit durchgesetzt – nach 10 Stunden endet die Erfassung von selbst (ArbZG § 3)
  • Sonn- und Feiertagsschutz – die Stempeluhr bleibt gesperrt (ArbZG §§ 9, 10)
  • Ehrlicher Ausweis statt nachträglicher „Korrekturen“ – keine Fälschung von Zeitnachweisen (ArbZG § 22)
Beratung zur Zeiterfassungspflicht anfragen
Arbeitszeitgesetz live: Verstöße, Warnungen und Einhaltungsquote je Zeitraum
Ehrlichkeit als Prinzip

Ehrliche Zeiterfassung – auch wenn's mal nicht passt

Kein System kann verhindern, dass ein Arbeitstag einmal anders läuft als geplant. HaiSoTec Times geht damit ehrlich um: Ein nicht konformer Tag wird als solcher ausgewiesen – nachträgliches „Glattziehen“ von Pausen gibt es nicht, denn das wäre eine Fälschung der Zeitnachweise (§ 22 ArbZG). Ihre Aufzeichnungen halten jeder Prüfung stand, weil sie die Wahrheit zeigen.

Produkt-Ökosystem

Nahtlos verbunden mit HaiSoTec People

Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubsanspruch – die Vertragsdaten Ihrer Mitarbeitenden pflegen Sie einmal zentral im Personalsystem HaiSoTec People. Times übernimmt sie automatisch als führende Quelle, genehmigte Arbeitszeiten fließen täglich zurück. Keine doppelte Datenpflege, keine Widersprüche zwischen Personalakte und Stundenzettel.

Mehr zu HaiSoTec People

Beides zusammen kostet rund ein Viertel weniger

Ein Betrieb mit 25 Mitarbeitern zahlt für HaiSoTec Times und HaiSoTec People zusammen 159 € statt 218 € im Monat. Auch die Ersteinrichtung ist im Bündel günstiger — 449 € statt 598 € — und eine Schulung deckt beide Produkte ab.

Alle Betriebsgrößen und Preise HaiSoTec People ansehen

Vertragsdaten einmal pflegen

Wochenstunden, Arbeitstage und Urlaubsanspruch kommen zentral aus HaiSoTec People – keine doppelte Datenpflege.

People als führende Quelle

Times übernimmt die Stammdaten automatisch – keine Widersprüche zwischen Personalakte und Stundenzettel.

Täglicher Rückfluss

Genehmigte Arbeitszeiten fließen täglich zurück in das Personalsystem.

Managed Cloud · ohne eigenen IT-Betrieb

Wir kümmern uns um die Technik. Sie um Ihr Geschäft.

Die Plattform läuft auf Google Cloud in Frankfurt, betrieben von HaiSoTec. Keine eigene Server-Infrastruktur, keine DevOps-Rolle, keine Wartungs­fenster am Wochenende – Sie fokussieren sich auf Ihr Geschäft, wir halten alles am Laufen.

  • Hosting übernehmen wirKeine Server-Installation, kein Rechenzentrum, kein IT-Mitarbeiter für Betrieb nötig. Wir pflegen die Infrastruktur – Sie nutzen das Produkt.
  • Skaliert mit Ihrem WachstumOb 5 oder 500 Benutzer – die Plattform skaliert automatisch mit. Kein Tuning, keine Migration bei Wachstum.
  • Automatische UpdatesNeue Features und Sicherheits-Patches werden regelmäßig eingespielt. Kein Update-Wochenende, keine Client-Installation auf Mitarbeiter-Geräten.
  • Überall erreichbarJeder moderne Browser, jedes Gerät. Kein VPN, keine Client-Installation, keine IP-Whitelists nötig.
Zielgruppen

Für wen ist HaiSoTec Times?

Mitarbeitende

Stempeln, Urlaub beantragen, Überstunden im Blick – alles am Smartphone, in Sekunden erledigt.

Teamleitung & Vorgesetzte

Anträge an einem Ort genehmigen, Team-Kalender im Blick, bei Fragen die exakte Mitarbeiter-Sicht öffnen – rein lesend und protokolliert.

Personal & Lohnbuchhaltung

Monatsberichte, PDF-Stundenzettel und Excel-Exporte mit sauber getrennten Arbeits- und Gutschrift-Stunden – fertig für die Abrechnung.

Geschäftsführung

Zeiterfassungspflicht erfüllt, Arbeitszeitgesetz eingehalten, jede Änderung nachvollziehbar – ohne eigenen IT-Betrieb.

Technische Basis

Worauf das System produktiv aufsetzt

Statt anonymer Versprechen: die konkreten Schnittstellen, Plattformen und Standards, mit denen wir täglich produktiv arbeiten – nachprüfbar in der Live-Umgebung.

  • Vue 3 / Nuxt 3Moderne Web-Anwendung – optimiert für Smartphone und Desktop
  • Firestore-SnapshotsEchtzeit-Datenbank – jede Änderung sofort auf allen Geräten
  • Google-LoginAnmeldung mit Beschränkung auf Ihre Firmen-Domain
  • Security RulesFeingranulare Zugriffsrechte auf Datenbankebene
  • Audit-TrailVollständiger Änderungsverlauf für jede Buchung
  • Google-Kalender-SyncTeam-Abwesenheiten als abonnierbarer Kalender
  • Firebase / Firestore · FrankfurtMehrbenutzer-Echtzeit, Hosting in der EU, Mandantentrennung von Anfang an
Einführung

Einführung in drei Schritten

Vom ersten Gespräch bis zum produktiven Einsatz – ein klar definierter Weg, keine Überraschungen.

  1. Bestandsaufnahme

    Wir besprechen Ihre Prozesse, Rollen und Ziele in 30–60 Minuten. Sie erfahren, was die Plattform leisten kann und was nicht.

  2. Konfiguration

    Ihr Mandant wird eingerichtet: Zeitarten, Abwesenheitsarten, Rollen, Urlaubskonten, Feiertage und Standardwerte.

  3. Go-Live mit Schulung

    Kompakte Einweisung für Admins und Endanwender. Im Anschluss direkter Support per E-Mail und Telefon in den ersten Wochen.

Preise

Was HaiSoTec Times kostet

Ein Festpreis für den ganzen Betrieb — nicht je Kopf. Betrieb, Wartung, Updates, Monitoring und tägliche Backups sind darin enthalten. Solange Sie im Band bleiben, kostet jeder zusätzliche Mitarbeiter nichts.

  • ab 35 €im Monat für den ganzen Betrieb — nicht je Kopf
  • 299 €einmalig für die Einrichtung
  • 12 MonateMindestlaufzeit · danach jeweils ein weiteres Jahr
25 Mitarbeiter
  • HaiSoTec Times99 €im Monat
  • HaiSoTec People119 €im Monat
  • Beides zusammen159 €im Monatstatt 218 €

Band „bis 25“ — bis 25 Mitarbeiter ändert sich Ihre Rechnung nicht. Erst darüber greift automatisch das nächste Band, ohne Antrag und ohne Vertragsänderung.

Mehr als 200 Mitarbeiter? Dann rechnen wir je Kopf und Monat: 1,80 € für Times, 2,15 € für People, 2,90 € im Bündel.

Monatliche Festpreise nach Betriebsgröße — HaiSoTec Times, HaiSoTec People und beide Produkte zusammen
BetriebsgrößeHaiSoTec TimesHaiSoTec PeopleBeides zusammen
bis 535 €42 €55 €statt 77 €
bis 1049 €59 €79 €statt 108 €
bis 1569 €79 €109 €statt 148 €
bis 2599 €119 €159 €statt 218 €
bis 40129 €155 €209 €statt 284 €
bis 60175 €205 €279 €statt 380 €
bis 100245 €289 €389 €statt 534 €
bis 150319 €375 €509 €statt 694 €
bis 200389 €459 €619 €statt 848 €
ab 2011,80 €2,15 €2,90 €je Kopf und Monat

Maßgeblich ist die Zahl der Mitarbeiter, die die Zeiterfassung nutzen. Innerhalb eines Bandes ändert sich die Rechnung nicht; erst beim Überschreiten greift automatisch das nächste — ohne Antrag und ohne Vertragsänderung. Im Bündel zählen die geführten Personalakten.

Beides zusammen — in jeder Größe rund ein Viertel günstigerPeople führt die Vertragsdaten — Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubsanspruch. Times übernimmt sie und schreibt genehmigte Arbeitszeiten täglich zurück. Die Ersteinrichtung beider Produkte kostet zusammen 449 € statt 598 €, und eine Schulung deckt beide ab. Beide laufen auch einzeln: das Bündel ist ein Preisvorteil, keine technische Bedingung.HaiSoTec People ansehen

Im Preis enthalten

  • Alle neun Module, ohne Zusatzpakete
  • Betrieb im Rechenzentrum Frankfurt am Main
  • Eigene, vollständig isolierte Umgebung je Kunde
  • Wartung und Updates, automatisch und ohne Ihr Zutun
  • Tägliche Backups und Monitoring
  • Support per E-Mail, Mo–Fr 9–16 Uhr
  • Kein gesondertes Entgelt für Hosting oder Infrastruktur
  • Kein Stempel-Terminal und kein Kartenleser nötig

Optional buchbar

  • Online-SchulungAdmin- und Anwender-Bereich, 4 Stunden, mit Aufzeichnung — zusammen geschult, deckt eine Schulung beide Produkte ab540 € je Schulung
  • Professional ServiceIndividuelle Anpassungen, Datenmigration, Beratung135 € je Stunde

Times rechnet sich, wenn Nachweistiefe, eine eigene getrennte Umgebung und die Verbindung zur Personalakte zählen. Der Import von Arbeitszeiten aus CSV oder Excel gehört zur Lizenz und steht Ihnen selbst offen; eine von uns begleitete Datenübernahme aus einem Altsystem rechnen wir nach Aufwand ab.

Angebot anfordernVollständige Preisliste (PDF)

Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Diese Übersicht ist unverbindlich; verbindlich sind Angebot und Lizenzvertrag.

Erst testen, dann entscheiden

Test-Mandant auf Anfrage – mit Beispieldaten startklar

Sehen Sie das System nicht im Video, sondern in einer eigenen Umgebung. Nach einem kurzen Gespräch stellen wir Ihnen einen Test-Mandanten mit anonymisierten Beispiel­daten bereit – inklusive Einrichtung und Onboarding-Hinweisen.

  • Bereitstellung typischerweise innerhalb von 48 h nach Erstgespräch
  • Kostenfrei und unverbindlich – keine Kreditkarte nötig
  • Realistische Beispieldaten statt leerer Demo-Maske
  • Keine automatische Verlängerung, keine versteckten Kosten
Test-Mandant anfragenKurzes Gespräch, dann Zugang typischerweise innerhalb von 48 h

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen zu HaiSoTec Times. Finden Sie schnelle Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Sind wir wirklich verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit systematisch erfassen müssen – Beginn, Ende und Dauer inklusive Pausen. HaiSoTec Times erfüllt diese Anforderung vollständig digital.

Was kostet HaiSoTec Times?

Ein Festpreis für den ganzen Betrieb, nicht je Kopf: 35 € im Monat bis 5 Mitarbeiter, 49 € bis 10, 99 € bis 25, 245 € bis 100 — die Staffel reicht bis 200, darüber sind es 1,80 € je Mitarbeiter und Monat. Dazu einmalig 299 € für die Einrichtung. Im Monatspreis enthalten sind der Betrieb im Rechenzentrum Frankfurt am Main, eine eigene vollständig isolierte Umgebung, Wartung und Updates, tägliche Backups, Monitoring und der E-Mail-Support; ein Stempel-Terminal oder Kartenleser ist nicht nötig. Zusammen mit HaiSoTec People kostet dieselbe Betriebsgröße rund ein Viertel weniger als beide Systeme einzeln — bei 25 Mitarbeitern 159 € statt 218 €. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer; unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

Wie stellt Times die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sicher?

Pflichtpausen startet das System automatisch (30 Minuten nach mehr als 6 Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten nach mehr als 9 Stunden), rechtzeitig vorher werden Sie erinnert. Nach 10 Stunden endet die Erfassung automatisch, an Sonn- und Feiertagen bleibt sie gesperrt. Manuelle Einträge, die gegen diese Regeln verstoßen würden, lehnt das System bereits bei der Eingabe ab.

Was passiert, wenn ein Tag trotzdem nicht regelkonform endet?

Dann wird er ehrlich als Verstoß ausgewiesen – für Vorgesetzte in einer eigenen Compliance-Übersicht. Nachträgliche „Korrekturen“, die nie gemachte Pausen eintragen, gibt es bewusst nicht: Das wäre eine Fälschung der Zeitnachweise (§ 22 ArbZG).

Können Mitarbeitende ihre Zeiten nachträglich ändern?

Innerhalb einer von Ihnen festgelegten Frist ja – jede Änderung mit vollständigem Vorher-Nachher-Protokoll. Ältere Tage sind gesperrt und lassen sich nur über eine ausdrückliche Freigabe durch Vorgesetzte bearbeiten. Admin-Korrekturen erfordern immer eine Begründung.

Wie funktioniert die Urlaubsverwaltung?

Mitarbeitende beantragen Abwesenheiten digital – ganztägig oder stundenweise. Vorgesetzte genehmigen zentral, das Urlaubskonto (inklusive Übertrag und Sonderurlaub) rechnet automatisch mit. Krankmeldungen lassen sich als Foto oder PDF direkt hochladen.

Werden Urlaub und Krankheit korrekt auf die Arbeitszeit angerechnet?

Ja. Bezahlte Abwesenheiten und Feiertage werden als Stunden gutgeschrieben – bewertet mit der vertraglichen Tagesarbeitszeit – und in Stundenzettel und Exporten getrennt von der echten Arbeitszeit ausgewiesen. So stimmen Überstunden und Lohnabrechnung auch in Urlaubsmonaten.

Funktioniert Times auch unterwegs auf dem Smartphone?

Times ist konsequent für das Smartphone gebaut – Stempeln, Anträge und Stundenzettel funktionieren mobil genauso komfortabel wie am Desktop. Eine Installation ist nicht nötig, es genügt der Browser.

Wie kommen die Zeiten in unsere Lohnbuchhaltung?

Über monatliche PDF-Stundenzettel und Excel-Exporte mit getrennten Spalten für Arbeitszeit, Gutschriften und bezahlte Stunden – pro Mitarbeiter oder pro Projekt. Bestehende Aufzeichnungen lassen sich per CSV/Excel-Import übernehmen.

Wo werden die Daten gehostet?

Auf Google Cloud in Frankfurt (EU), betrieben von HaiSoTec – DSGVO-konform, jede Kundeninstanz vollständig getrennt.

Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungs­vertrag (AVV)?

Ja. Als Hosting-Anbieter schließen wir einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungs­vertrag (AVV) mit Ihnen ab. Den Vertragstext stellen wir vorab zum Review bereit.

Was passiert mit unseren Daten bei Kündigung?

Bei Vertrags­ende erhalten Sie auf Anfrage einen vollständigen strukturierten Export (CSV / JSON) inklusive Anhängen und Historie. Der Export wird von uns als Service bereitgestellt. Nach einer vereinbarten Aufbewahrungs­frist werden Ihre Daten protokolliert gelöscht; Sicherungskopien laufen automatisch mit den regulären Backup-Aufbewahrungs­fristen ab.

HaiSoTec People

Das Personalsystem hinter Times: Stammdaten, Verträge und Rollen zentral verwaltet – Times übernimmt sie automatisch.

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