HaiSoTec

HaiSoTec Tickets

Das Ticketsystem für den Mittelstand – mit ERP-Rückschreibung

HaiSoTec Tickets ist ein Ticketsystem mit SAP-Business-One-Anbindung: Support-, Service- und Projekttickets mit ERP-Rückschreibung, KI-Assistent und digitaler Unterschrift – in einem System, lückenlos protokolliert, in Echtzeit.

  • ERP-Rückschreibung ohne doppelte Pflege
  • KI-Assistent auf Knopfdruck
  • Unterschrift am Tablet beim Kunden
  • Echtzeit statt Reloads
Jetzt kostenlos testen

Antwort innerhalb eines Werktags · kein Vertriebs-Spam

Made in Germany
Managed Hosting
Google Cloud
SAP Business One
Microsoft 365
Google Workspace
Vertex AI
DSGVO-konform
Hosting Frankfurt (EU)
Auto-Skalierung
Automatische Updates
Digitale Signatur
Audit-Logs
Mandantentrennung
Mehrbenutzer-Echtzeit
SAP-RückschreibungGeprüfte Zeiten fließen automatisch ins ERP zurück
Produktiv im EinsatzSeit 2025 im täglichen Echtbetrieb – nicht Pilot, nicht Beta
E-Mail, Telefon & IBAN maskiertE-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN- und Kreditkartennummern werden vor dem KI-Lösungsvorschlag maskiert

Warum unser Ticketsystem „HaiSoTec Tickets“?

Ticketprüfung mit ERP-Rückschreibung
Arbeitszeiten werden vor der Abrechnung im Vier-Augen-Prinzip geprüft und anschließend automatisch ins ERP verbucht. Produktiv mit SAP Business One; weitere Systeme auf Anfrage. Keine doppelte Pflege – Abrechnungs­streitigkeiten werden architektonisch vermieden.
KI-Assistent am Ticket
Vertex-AI-basierter Lösungs­vorschlag auf Knopfdruck – nutzt Titel und Beschreibung des Tickets. Gecached, transparent, nie ungefragt. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN- und Kreditkartennummern werden vor dem Versand maskiert.
Digitale Unterschrift im Browser
Lieferscheine, Angebote, Rechnungen – jedes PDF direkt im Browser unterschreiben. SHA-256-gesichert, mit manipulations­erkennbarem Prüfpfad.
Echtzeit statt Reloads
Firestore-Snapshots liefern jede Änderung sofort an alle verbundenen Clients. Neue Kommentare, Zeitbuchungen, Statuswechsel und Zuweisungen erscheinen live bei allen Technikern – ohne F5, ohne Polling.
ERP-Anbindung

ERP-Integration & Ticketprüfung

Die Plattform verbindet Support-Prozess und ERP-Welt. Stammdaten, Aufträge, Verträge und Arbeitszeiten bleiben konsistent – automatisiert, lückenlos protokolliert, ohne doppelte Pflege. Produktiv mit SAP Business One erprobt; weitere Systeme auf Anfrage.

ERP-Sync via BigQuery

Geschäfts­partner werden täglich aus dem ERP in ein BigQuery-Data-Warehouse gespiegelt. Aufträge, Verträge, Mitarbeiter und Leistungs­arten werden bei Bedarf direkt aus BigQuery geladen – schnelle Suche und Filterung ohne direkte ERP-Last. Produktiv mit SAP Business One; ein eingehender Webhook erlaubt zusätzlich die automatische Ticket­erzeugung aus externen Systemen.

Ticketprüfung & Rückschreibung

Eigene Rolle zur Qualitätssicherung der Arbeitszeiten vor der Abrechnung. Sammel­ansicht aller Tickets im Status „fertig-noch-abrechnen“, Freigabe oder Korrektur mit einem Klick. Nach Freigabe fließen die Zeiten automatisch ins ERP zurück – Abrechnungs­streitigkeiten werden so architektonisch vermieden.

Andere ERP-Systeme & Webhooks

Die Plattform ist auf Integration ausgelegt – nicht auf Abschottung. Anbindungen an weitere ERP-Systeme, Fachanwendungen oder eingehende/ausgehende Webhooks realisieren wir auf Anfrage individuell für Ihren Prozess.

Prozessfluss

Tickets durchgängig mit SAP verbunden

Stammdaten, Aufträge und Artikel kommen aus SAP. Tickets, Zeiten und Lieferscheine entstehen in HaiSoTec Tickets. Nach Prüfung fließen die Arbeitszeiten automatisch zurück nach SAP – ohne doppelte Pflege.

  1. Geschäfts­partner · SAP
  2. Auftrag · SAP
  3. Ticket
  4. Arbeitszeit
  5. Artikel · SAP
  6. Lieferschein
  7. SAP-Rückschreibung
KI-Assistent

Vorschläge auf Knopfdruck, nie ungefragt

Der Vertex-AI-Assistent liest Titel und Beschreibung eines Tickets und liefert strukturierte Lösungs­vorschläge in deutscher Sprache – auf Anforderung, nicht automatisch. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN- und Kreditkartennummern werden vor dem Versand maskiert.

  • Nur auf Knopfdruck, kein Auto-Pop-up
  • Ergebnisse gecached – mit Modell- und Anforderer-Angabe
  • Transparent protokolliert im Ticket
  • E-Mail, Telefon, IBAN & Kreditkarte maskiert · Gemini 2.5 Flash in Frankfurt (europe-west3)

Hauptfunktionen

Klar definierter Prozess von der Erfassung über Priorisierung und Zuweisung bis zum Abschluss und zur Abrechnung.

Rollen & feingranulare Rechte

Über 20 Einzel­rechte, kombinierbar in Gruppen. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht – Admins, Bearbeiter, eingeschränkte Benutzer.

Arbeitszeiten werden direkt am Ticket erfasst und dauerhaft mit diesem verknüpft.

Automatisieren Sie regelmäßig anfallende Aufgaben.

Verknüpfen Sie Tickets mit Projekten und steuern Sie Aufgaben strukturiert über alle Projektphasen hinweg.

Firestore Security Rules auf Datenbank­ebene, serverseitige Validierung jedes API-Aufrufs, AES-256-verschlüsselte Tokens.

Live-Überblick

Dashboard & Auswertungen

Sehen Sie auf einen Blick, was heute zu tun ist, wo die Auslastung liegt und welche Zahlen in die Abrechnung fließen.

Persönliches Dashboard

Heutige Arbeitszeit, offene Zuweisungen, zuletzt bearbeitete Vorgänge und anstehende Termine aus Ihrem Kalender (sofern verbunden) – direkt beim Login.

Echtzeit-KPIs

Gesamt, offen, geschlossen, Durchschnitts­bearbeitungs­zeit, Reopen-Rate und Verteilung nach Status – mit frei wählbaren Zeit­räumen (Tag, Woche, Monat, Quartal).

Exporte für Abrechnung & Controlling

Struktur­daten als PDF, CSV oder direkt als Rechnungs­grundlage. Alle Auswertungen filterbar, per E-Mail versendbar und exportierbar.

Managed Cloud · ohne eigenen IT-Betrieb

Wir kümmern uns um die Technik. Sie um Ihr Geschäft.

Die Plattform läuft auf Google Cloud in Frankfurt, betrieben von HaiSoTec. Keine eigene Server-Infrastruktur, keine DevOps-Rolle, keine Wartungs­fenster am Wochenende – Sie fokussieren sich auf Ihr Geschäft, wir halten alles am Laufen.

  • Hosting übernehmen wirKeine Server-Installation, kein Rechenzentrum, kein IT-Mitarbeiter für Betrieb nötig. Wir pflegen die Infrastruktur – Sie nutzen das Produkt.
  • Skaliert mit Ihrem WachstumOb 5 oder 500 Benutzer – die Plattform skaliert automatisch mit. Kein Tuning, keine Migration bei Wachstum.
  • Automatische UpdatesNeue Features und Sicherheits-Patches werden regelmäßig eingespielt. Kein Update-Wochenende, keine Client-Installation auf Mitarbeiter-Geräten.
  • Überall erreichbarJeder moderne Browser, jedes Gerät. Kein VPN, keine Client-Installation, keine IP-Whitelists nötig.
Über 35 Konfigurations­seiten

Admin-Konfiguration ohne Entwicklerticket

Über 35 Konfigurations­seiten im Admin-Bereich. Passen Sie das System direkt an Ihre Prozesse an – ohne Ticket, ohne Release-Zyklus, ohne Wartezeit.

Zugriff & Benutzer

BenutzerGruppenRechte (20+)Rollen

Vorgänge & Ablauf

KategorienUnter-KategorienPrioritätenTicket-StatusTicket-TypenTicket-VorlagenWiederkehrende TicketsTicket-StandardwerteChecklisten

Projekte, Angebote, Aufträge, Verträge

Projekt-StatusProjekt-StandardwerteAngebots-StandardwerteAuftrags-StandardwerteVertrags-Standardwerte

Kommunikation

NPMs (Shared Mailboxes)System-E-Mail-KonfigurationBlockierte E-Mail-DomainsE-Mail-VorlagenKontakteGeschäftspartner-Zuordnung

Abrechnung & Finanzen

Firmendaten & LogoSteuersätzeZahlungs­konditionenZahlungszielePreislistenTextvorlagen

Stammdaten

TätigkeitenOrt der TätigkeitDatenimport (CSV)

Lager & Artikel

LagerArtikelArtikelgruppenHerstellerSeriennummernWareneingangReservierungen

Design & Branding

Design (Farben & Logo)

Perfekt für Ihre Anforderungen

IT-Service-Teams

Optimieren Sie Ihre Support-Prozesse mit klaren Strukturen und transparenter Bearbeitung.

Effiziente Ticket-Warteschlangen
Teamübergreifende Zusammenarbeit
Lückenlose Kommunikationshistorie
Zeiterfassung für Service & Abrechnung

IT-Service-Teams – vom Ticket bis zur Abrechnung in einem System.

Support-Prozesse mit strukturierten Ticket-Warteschlangen, klarer Priorisierung und lückenloser Historie.

Zeiten, Kommunikation und Artikel­buchungen werden automatisch für Auswertung und Abrechnung protokolliert.

Projektmanagement

Behalten Sie jederzeit den Überblick über Projekte, Aufgaben und Fortschritt.

Mehrere Tickets pro Projekt
Echtzeit-Statusübersicht
Ressourcen- und Zeitplanung
Aussagekräftige Berichte

Projektmanagement – Projekte strukturiert steuern und Fortschritte transparent verfolgen.

Mehrere Tickets pro Projekt mit Echtzeit-Status, Ressourcen- und Zeitplanung.

Aussagekräftige Berichte liefern die Entscheidungs­grundlage für die Projektsteuerung.

Geschäftsanwender

Nahtlose Integration in Ihre bestehende Unternehmens-IT.

Direkter Zugriff auf SAP-Stammdaten
Verknüpfung mit Kunden, Aufträgen und Verträgen
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen
Auswertungen und Exporte für Fachabteilungen

Geschäftsanwender – Fachabteilungen arbeiten direkt mit relevanten Daten und Prozessen.

Direkter Zugriff auf SAP-Stammdaten, Verknüpfung mit Kunden, Aufträgen und Verträgen.

Automatische E-Mail-Benachrichtigungen sowie Auswertungen und Exporte für Fachabteilungen.

Administratoren

Volle Kontrolle über System, Benutzer und Prozesse.

Granulare Rechte- und Benutzerverwaltung
Anpassbare Kategorien, Status und Workflows
Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Zentrale Systemkonfiguration

Administratoren – Systemsteuerung und Konfiguration zentral verwalten.

Granulares Rollen- und Rechte-System, frei konfigurierbare Kategorien, Status und Workflows.

Zentrale System­konfiguration – über 35 Konfigurations­seiten ohne Entwickler­ticket.

Technische Basis

Worauf das System produktiv aufsetzt

Statt anonymer Versprechen: die konkreten Schnittstellen, Plattformen und Standards, mit denen wir täglich produktiv arbeiten – nachprüfbar in der Live-Umgebung.

  • SAP Business OneOn-Prem-Anbindung via Service Layer (Sync-Prozess), produktive Stammdaten- und Rückschreibungs-Anbindung
  • Microsoft 365 / Graph APIOutlook-Postfach-Integration, Kalender-Sync, E-Mail-Versand via Graph
  • Google WorkspaceGmail-Postfach- und Google-Kalender-Anbindung, E-Mail aus dem Ticket, automatische Zuordnung eingehender Mails (OAuth 2.0)
  • Google Vertex AI · Gemini 2.5 FlashLösungsvorschläge auf Knopfdruck – E-Mail, Telefon, IBAN und Kreditkarte werden vorab maskiert
  • BigQuery Data-WarehouseTägliche Geschäftspartner-Synchronisation, On-Demand-Zugriff auf Aufträge & Verträge
  • Digitale PDF-Signatur · SHA-256SHA-256-gesicherter Prüfpfad, Unterschrift direkt im Browser oder am Tablet
  • PDF-Erstellung mit pdf-libLieferscheine, Prüfberichte und Arbeitszeit-Nachweise serverseitig erzeugt – inkl. optionaler Signatur und revisionssicherer Archivierung
  • Firebase / Firestore · FrankfurtMehrbenutzer-Echtzeit, Hosting in der EU, Mandantentrennung von Anfang an
  • Revisionssichere HistorieJede Status-Änderung, Zeitbuchung und SAP-Rückschreibung mit Zeitstempel und Benutzer nachvollziehbar – vollständige Audit-Logs pro Ticket
Einführung

Einführung in drei Schritten

Vom ersten Gespräch bis zum produktiven Einsatz – ein klar definierter Weg, keine Überraschungen.

  1. Bestandsaufnahme

    Wir besprechen Ihre Prozesse, Rollen und Ziele in 30–60 Minuten. Sie erfahren, was die Plattform leisten kann und was nicht.

  2. Konfiguration

    Ihr Mandant wird eingerichtet: Status, Kategorien, Rollen, Standard­werte, E-Mail- und PDF-Vorlagen. Stammdaten via CSV-Import oder SAP-Anbindung.

  3. Go-Live mit Schulung

    Kompakte Einweisung für Admins und Endanwender. Im Anschluss direkter Support per E-Mail und Telefon in den ersten Wochen.

Erst testen, dann entscheiden

Test-Mandant auf Anfrage – mit Beispieldaten startklar

Sehen Sie das System nicht im Video, sondern in einer eigenen Umgebung. Nach einem kurzen Gespräch stellen wir Ihnen einen Test-Mandanten mit anonymisierten Beispiel­daten bereit – inklusive Einrichtung und Onboarding-Hinweisen.

  • Bereitstellung typischerweise innerhalb von 48 h nach Erstgespräch
  • Kostenfrei und unverbindlich – keine Kreditkarte nötig
  • Realistische Beispieldaten statt leerer Demo-Maske
  • Keine automatische Verlängerung, keine versteckten Kosten
Test-Mandant anfragenKurzes Gespräch, dann Zugang typischerweise innerhalb von 48 h

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Häufig gestellte Fragen zu unserem Ticket-Management-System „HaiSoTec Tickets“. Finden Sie schnelle Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Wie fügt sich HaiSoTec Tickets in eine bestehende ERP-Landschaft ein?

Geschäfts­partner werden täglich aus dem ERP per BigQuery synchronisiert; Aufträge, Verträge, Mitarbeiter und Leistungs­arten werden bei Bedarf direkt aus BigQuery geladen. Arbeitszeiten fließen nach Freigabe durch die Ticketprüfung automatisch zurück. Produktiv mit SAP Business One erprobt; weitere ERP-Systeme und Webhook-basierte Anbindungen realisieren wir auf Anfrage.

Wie arbeitet der KI-Assistent?

Der Assistent sendet Titel und Beschreibung eines Tickets (nach Maskierung von E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN- und Kreditkartennummern) an Gemini 2.5 Flash auf Vertex AI im Rechenzentrum Frankfurt (europe-west3). Das Modell liefert einen strukturierten Lösungs­vorschlag in deutscher Sprache. Ergebnisse werden gecached und transparent mit Modellangabe und Anforderer angezeigt – kein ungefragtes Pop-up.

Ist die digitale Unterschrift rechtssicher?

Ja. Unterschriften werden im Browser erfasst, mit SHA-256 gegen Manipulation gesichert und als eigene Signaturseite an das PDF angehängt. Der SHA-256-Hash macht jede nachträgliche Veränderung sofort erkennbar – kein Drucker, kein Scanner, kein Medienbruch. Rechtlich eine einfache elektronische Signatur mit starkem Audit-Trail: für formfreie Geschäfte (Lieferschein, Angebot, Abnahmeprotokoll) rechtsgültig nach § 127 BGB.

Wo werden die Daten gehostet?

Datenhaltung und Verarbeitung erfolgen im Google-Cloud-Rechenzentrum europe-west3 (Frankfurt), DSGVO-konform; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Auftrags­verarbeitungs­vereinbarung wird auf Wunsch abgeschlossen.

Können wir vor dem Vertrag einen Test-Mandanten bekommen?

Ja. Für qualifizierte Interessenten richten wir einen eigenständigen Test-Mandanten ein. Sie probieren Konfiguration, Rollen, Workflows und Integration mit Beispiel­daten durch, bevor Sie sich festlegen.

Was bringt die Microsoft-365- oder Google-Workspace-Integration?

E-Mails an ein geteiltes Postfach werden automatisch abgerufen und als Tickets angelegt. Bekannte Kunden werden anhand der E-Mail-Adresse erkannt, Anhänge übernommen. Kalender­termine erscheinen auf dem Dashboard. Anmeldung via SSO (OAuth2 + PKCE). Verfügbar wahlweise mit Microsoft 365 oder Google Workspace.

Wie weit können wir die Plattform selbst konfigurieren?

Admins verfügen über mehr als 20 Einzel­rechte und können Status, Prioritäten, Kategorien, Rollen, Text- und E-Mail-Vorlagen, Leistungs­arten sowie Steuer­sätze direkt ändern – ohne Entwickler­ticket.

Wie fließen Arbeitszeiten zurück ins ERP?

Abgeschlossene Tickets landen im Status „fertig-noch-abrechnen“. Die Rolle „Ticketprüfung“ kontrolliert alle Zeiten in einer Sammel­ansicht, gibt sie frei oder korrigiert sie. Danach werden die Zeiten automatisch ins ERP geschrieben – ohne Excel, ohne Doppelpflege.

Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungs­vertrag (AVV)?

Ja. Als Hosting-Anbieter schließen wir einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungs­vertrag (AVV) mit Ihnen ab. Den Vertragstext stellen wir vorab zum Review bereit.

Was passiert mit unseren Daten bei Kündigung?

Bei Vertrags­ende erhalten Sie auf Anfrage einen vollständigen strukturierten Export (CSV / JSON) inklusive Anhängen und Historie. Der Export wird von uns als Service bereitgestellt. Nach einer vereinbarten Aufbewahrungs­frist werden Ihre Daten protokolliert gelöscht; Sicherungskopien laufen automatisch mit den regulären Backup-Aufbewahrungs­fristen ab.

Kein SAP im Einsatz?

Dann ist HaiSoTec Vorgano die passende Ausprägung: eigenständige Stammdaten­pflege, vollständiges Angebots- und Rechnungsmodul (ZUGFeRD/Factur-X), Lieferscheine mit digitaler Unterschrift – ohne ERP-Zwang.

Zur eigenständigen Ausprägung
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Neben unseren Produkten entwickeln wir individuelle Software und Websites – von der Firmen-Website bis zur Web-Anwendung, aus einer Hand und langfristig betreut.

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