Auftragsmanagement-Software für den Mittelstand – ohne ERP-Zwang
Von der Anfrage über den Lieferschein bis zur E-Rechnung in einem System. Schluss mit Zettelwirtschaft, Excel-Chaos und Medienbrüchen.
Antwort innerhalb eines Werktags · kein Vertriebs-Spam
Seit 2025 müssen deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können – und in den Folgejahren auch versenden. HaiSoTec Vorgano liefert diese Funktionen ab Werk, ohne Zusatzmodul oder externe Software.
Der Kunde unterschreibt direkt im Browser auf dem Tablet oder Smartphone. Die Unterschrift wird SHA-256-gesichert, in einer eigenen Signaturseite ins PDF eingebettet und archiviert – für Lieferscheine, Angebote, Rechnungen oder jedes andere PDF.
Kundenaufträge werden zentral angelegt, verfolgt und abgeschlossen. Klare Statusübersicht und transparente Verfolgung offener und laufender Arbeiten.
Aufgaben entstehen direkt aus Aufträgen oder werden unabhängig erstellt. Zuständigkeiten eindeutig geregelt, Prioritäten sichtbar.
Mehrere Lagerorte (Haupt-, Fahrzeug-, Kundenlager), Seriennummernverwaltung und Reservierungen pro Auftrag – mit virtuellem Ticket-Lager (Aufträge und Vorgänge heißen im Produkt „Tickets“), das alle auf offene Vorgänge gebuchten Mengen auf einen Blick zeigt.
Wartungsverträge, Servicevereinbarungen oder Rahmenverträge sind direkt mit Kunden und Aufträgen verbunden.
Arbeitszeiten werden direkt auf Aufgaben gebucht. Das bedeutet: Klare Kalkulationsgrundlage und saubere Abrechnungsbasis.
Vollständiges Angebotsmodul mit Geschäftspartnerauswahl, Artikelpositionen, Rabatten, Steuersätzen und Gültigkeitsdauer. Automatische, lückenlose Angebotsnummerierung.
Arbeitszeiten und Artikel aus dem Vorgang auswählen, Ansprechpartner hinterlegen, vor Ort unterschreiben – der Lieferschein entsteht automatisch als PDF.
Massenimport von Geschäftspartnern, Artikeln, Aufträgen und Verträgen. Bestehende Datensätze werden anhand der Nummer erkannt und zusammengeführt – leere Felder überschreiben nichts.
Vertex-AI-basierter Lösungsvorschlag direkt am Vorgang. Nutzt Titel und Beschreibung und liefert strukturierte Antworten in deutscher Sprache. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN- und Kreditkartennummern werden vor dem Versand maskiert.
Artikel, Bestände und Reservierungen gehören zu Aufträgen. Nicht zu Excel. Mit Fahrzeug-, Haupt- und Kundenlagern, Seriennummernverwaltung und virtuellem Ticket-Lager.
Jedes Dokument verweist auf das nächste. Jede Zeitbuchung fließt in die Abrechnung. Jede Artikelbuchung reduziert den Lagerbestand. Keine isolierten Datensilos, keine Medienbrüche.
Sehen Sie auf einen Blick, was heute zu tun ist, wo die Auslastung liegt und welche Zahlen in die Abrechnung fließen.
Heutige Arbeitszeit, offene Zuweisungen, zuletzt bearbeitete Vorgänge und anstehende Termine aus Ihrem Kalender (sofern verbunden) – direkt beim Login.
Gesamt, offen, geschlossen, Durchschnittsbearbeitungszeit, Reopen-Rate und Verteilung nach Status – mit frei wählbaren Zeiträumen (Tag, Woche, Monat, Quartal).
Strukturdaten als PDF, CSV oder direkt als Rechnungsgrundlage. Alle Auswertungen filterbar, per E-Mail versendbar und exportierbar.
Die Plattform läuft auf Google Cloud in Frankfurt, betrieben von HaiSoTec. Keine eigene Server-Infrastruktur, keine DevOps-Rolle, keine Wartungsfenster am Wochenende – Sie fokussieren sich auf Ihr Geschäft, wir halten alles am Laufen.
Über 35 Konfigurationsseiten im Admin-Bereich. Passen Sie das System direkt an Ihre Prozesse an – ohne Ticket, ohne Release-Zyklus, ohne Wartezeit.
Perfekt für Betriebe, die Aufträge, Material und Arbeitszeiten effizient organisieren möchten.
Ideal für serviceorientierte Unternehmen mit transparenten Arbeitsabläufen.
Für kleine und mittelständische Betriebe mit Produktions- oder Fertigungsabläufen.
Optimale Lösung für Betriebe mit Außendienst, Werkstatt oder Lager.
Statt anonymer Versprechen: die konkreten Schnittstellen, Plattformen und Standards, mit denen wir täglich produktiv arbeiten – nachprüfbar in der Live-Umgebung.
Vom ersten Gespräch bis zum produktiven Einsatz – ein klar definierter Weg, keine Überraschungen.
Wir besprechen Ihre Prozesse, Rollen und Ziele in 30–60 Minuten. Sie erfahren, was die Plattform leisten kann und was nicht.
Ihr Mandant wird eingerichtet: Status, Kategorien, Rollen, Standardwerte, E-Mail- und PDF-Vorlagen. Stammdaten bequem via CSV-Import.
Kompakte Einweisung für Admins und Endanwender. Im Anschluss direkter Support per E-Mail und Telefon in den ersten Wochen.
Sehen Sie das System nicht im Video, sondern in einer eigenen Umgebung. Nach einem kurzen Gespräch stellen wir Ihnen einen Test-Mandanten mit anonymisierten Beispieldaten bereit – inklusive Einrichtung und Onboarding-Hinweisen.
Häufig gestellte Fragen zu unserem Auftrags- und Vorgangsmanagement-System. Finden Sie schnelle Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Für Handwerksbetriebe, Dienstleistungsunternehmen, produktionsnahe kleine und mittelständische Betriebe sowie Betriebe mit Lager, Werkstatt oder Außendienst – kurz gesagt: für alle, die wachsen wollen, ohne im Verwaltungsaufwand zu versinken.
HaiSoTec Vorgano generiert PDFs mit eingebetteter CII-XML nach EN 16931 (ZUGFeRD / Factur-X). Über die optionale BuyerReference (BT-10) ist das System zusätzlich XRechnung-fähig – relevant für Lieferanten an Kommunen, Behörden und öffentliche Auftraggeber.
Die PDF-Rechnung enthält zusätzlich eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931. Empfänger können die Rechnung sowohl menschenlesbar anzeigen als auch maschinell weiterverarbeiten. Das entspricht dem deutschen (ZUGFeRD) und französischen (Factur-X) Standard.
Ja. Der Kunde unterschreibt direkt im Browser auf Touch-Geräten. Die Unterschrift wird mit SHA-256 geprüft und als eigene Signaturseite an das PDF angehängt. Rechtlich ist das eine einfache elektronische Signatur mit manipulationserkennbarem Prüfpfad – für formfreie Geschäfte wie Lieferscheine, Angebote und Abnahmeprotokolle rechtsgültig nach § 127 BGB.
Nein. Das System ist bewusst eigenständig konzipiert und konzentriert sich auf Auftragsabwicklung, Aufgaben, Material und Zeiterfassung – ohne ERP-Zwang.
Ja. Das System unterstützt mehrere Lagerorte – z. B. Fahrzeuglager, zentrales Hauptlager oder kundenspezifische Lager.
Arbeitszeiten werden direkt auf Aufgaben gebucht und bleiben dauerhaft mit dem jeweiligen Auftrag verknüpft – transparent, nachvollziehbar und abrechnungsrelevant.
Jeder Auftrag ist zentral dokumentiert, eindeutig zugewiesen und bleibt sichtbar, bis er abgeschlossen ist. Statusänderungen werden nachvollziehbar protokolliert.
Ja. Wartungsverträge, Servicevereinbarungen oder Rahmenverträge können direkt mit Kunden und Aufträgen verknüpft und wiederkehrende Leistungen strukturiert abgebildet werden.
Per CSV-Import: Vorlagen-Download, Datei hochladen, das System prüft Referenzen und Umlaute. Bestehende Datensätze werden anhand der Nummer aktualisiert – leere Felder überschreiben nichts.
Ja. Vorgänge lassen sich zu Projekten bündeln (inklusive Projekt-Archiv), Checklisten-Vorlagen begleiten wiederkehrende Abläufe mit Abhak-Status pro Vorgang, und über das Kundenportal können Ihre Kunden den Stand ihrer eigenen Vorgänge einsehen.
Ja. Als Hosting-Anbieter schließen wir einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Ihnen ab. Den Vertragstext stellen wir vorab zum Review bereit.
Bei Vertragsende erhalten Sie auf Anfrage einen vollständigen strukturierten Export (CSV / JSON) inklusive Anhängen, Dokumenten und Rechnungshistorie. Der Export wird von uns als Service bereitgestellt. Nach einer vereinbarten Aufbewahrungsfrist werden Ihre Daten protokolliert gelöscht; Sicherungskopien laufen automatisch mit den regulären Backup-Aufbewahrungsfristen ab.
Möchten Sie wissen, wie das Auftrags- und Vorgangsmanagement-System „HaiSoTec Vorgano“ in Ihrem Betrieb konkret eingesetzt werden kann? Die HaiSoTec GmbH zeigt Ihnen gerne die Möglichkeiten – individuell und unverbindlich.
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