Einleitung
Ein Ticket bündelt schon heute alles, was zu einem Vorgang gehört — Beschreibung, Arbeitszeiten, Artikel, Verlauf. Was bisher in einem anderen Programm lag: E-Mail und Kalender. Genau diese Lücke schließt die Anbindung an Microsoft 365 und Google Workspace. E-Mails versenden, Termine planen, eingehende Nachrichten zu Tickets machen — und vieles davon läuft sogar automatisch im Hintergrund. Wahlweise mit der Microsoft- oder der Google-Welt.
Warum E-Mail und Kalender direkt im Ticket?
Im Alltag wandert ein Vorgang sonst ständig zwischen drei Programmen: Ticketsystem, E-Mail-Postfach, Kalender. Jeder Wechsel kostet Zeit und reißt den Zusammenhang auseinander — die Antwort an den Kunden landet im Postfach, der Termin im Kalender, der Bezug zum Ticket geht verloren.
Mit der Anbindung bleibt alles an einem Ort:
Die gesendete E-Mail wird automatisch im Verlauf des Tickets vermerkt
Der vereinbarte Termin entsteht direkt aus dem Vorgang heraus
Eine eingegangene Kundenmail wird zum Ticket — ganz ohne Abtippen
Was sich direkt aus dem Ticket erledigen lässt
Nach dem einmaligen Verbinden über das Anmelde-Fenster „Microsoft 365 verbinden" bzw. „Google Workspace verbinden" stehen diese Funktionen bereit:
E-Mail aus dem Ticket versenden — über Outlook (Microsoft 365) oder Gmail (Google Workspace), mit automatischem Eintrag im Ticket-Verlauf
Termine anlegen — im Microsoft- oder Google-Kalender, inklusive automatischer Einladung der Teilnehmer
E-Mail an ein Ticket anhängen oder Ticket aus E-Mail erstellen — manuell aus dem Posteingang oder den gesendeten Nachrichten
Gemeinsame Postfächer anbinden — eine einheitliche Absenderadresse für das ganze Team
Automatisch im Hintergrund
Ein Teil der Anbindung arbeitet, ohne dass jemand etwas anklicken muss — eingehende E-Mails finden von selbst den Weg ins Ticketsystem:
Antworten landen am richtigen Ticket — Trägt eine eingehende E-Mail die Ticket-Nummer im Betreff (etwa bei der Antwort auf eine zuvor aus dem Ticket gesendete Nachricht), wird sie automatisch dem passenden Ticket zugeordnet — inklusive Dateianhängen. Der Schriftwechsel bleibt vollständig, ohne dass jemand E-Mails von Hand einsortiert.
Neue Anfragen werden zu Tickets — Kommt eine E-Mail von einem bekannten Geschäftspartner, entsteht daraus automatisch ein neues Ticket — bereits mit Absender und Geschäftspartner vorbelegt.
Schutz vor unerwünschten Tickets — Über eine Liste blockierter E-Mail-Domains lässt sich festlegen, aus welchen Quellen keine Tickets entstehen sollen — so bleiben Werbung und Spam außen vor.
Jede automatische Aktion wird im Verlauf des Tickets vermerkt, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, was im Hintergrund passiert ist. Die Automatik steht für Microsoft 365 und Google Workspace gleichermaßen zur Verfügung.
Microsoft 365 oder Google Workspace — die freie Wahl
Beide Welten bieten denselben Funktionsumfang — interaktiv wie automatisch. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, verbindet Outlook und den Microsoft-Kalender; wer Google Workspace nutzt, verbindet Gmail und den Google Kalender. Die beiden Anbindungen laufen vollständig getrennt voneinander — keine ersetzt oder verändert die andere. Welche Anbindung zur Verfügung steht, wird pro Mandant freigeschaltet.
Gemeinsame Postfächer anbinden
Neben dem persönlichen Konto lässt sich auch ein gemeinsam genutztes Postfach verbinden — etwa „support@firma.de" oder „info@firma.de" (im System „NPM", kurz für Non-Personal Mailbox). So gehen Antworten unter einer einheitlichen Absenderadresse hinaus, unabhängig davon, wer gerade am Ticket arbeitet. Auch das funktioniert wahlweise mit Microsoft 365 oder Google Workspace.
Datenschutz & Sicherheit
Die Anmeldung läuft über das Standardverfahren OAuth 2.0 — das Ticketsystem erhält nie das Passwort des Postfachs, sondern einen jederzeit widerrufbaren Zugriffs-Token. Dieser wird serverseitig getauscht und verschlüsselt gespeichert (AES). Das gilt für die interaktiven Funktionen wie für die automatische Verarbeitung im Hintergrund — beide greifen auf dieselben sicher hinterlegten Zugriffsrechte zu. Die gesamte Verarbeitung ist DSGVO-konform und gehostet in Frankfurt. Welche Konten sich überhaupt verbinden dürfen, steuert die jeweilige Microsoft- bzw. Google-Organisation selbst.
Praxis-Beispiel
Bei einem IT-Dienstleister schreibt ein bekannter Kunde morgens eine Störungsmeldung an die Support-Adresse. Ohne weiteres Zutun entsteht daraus ein Ticket — Absender und Geschäftspartner sind bereits hinterlegt. Die Technikerin vereinbart einen Vor-Ort-Termin, der direkt aus dem Ticket im Kalender angelegt wird und den Kunden automatisch einlädt. Als der Kunde später auf die Ticket-E-Mail antwortet, hängt die Antwort von selbst am richtigen Ticket. Die abschließende Rückmeldung geht über das gemeinsame Support-Postfach hinaus — der komplette Schriftwechsel liegt am Ticket, nichts muss zwischen drei Programmen zusammengesucht werden.
Jetzt verfügbar
Die Anbindung an Microsoft 365 und Google Workspace ist in HaiSoTec Tickets & Vorgano ab sofort verfügbar — interaktiv wie automatisch — und wird pro Mandant freigeschaltet. Bestehende Microsoft- und Google-Anbindungen bleiben dabei unverändert.
Unverbindlich beraten lassen — Kostenloses Erstgespräch (~30 Minuten) oder 15-Min-Rückruf
Test-Mandant anfragen — Bereitstellung typischerweise innerhalb von 48 Stunden nach Erstgespräch
Kontaktieren Sie uns direkt: vertrieb@haisotec.de oder +49 7474 3199681