Einleitung
Viele IT-Service- und Handwerksbetriebe betreiben ein ERP-System für Buchhaltung, Stammdaten und Belegerfassung — und ein zweites Werkzeug für die operative Ticket- und Auftragsbearbeitung. Das funktioniert, aber jede neue Information muss an zwei Stellen gepflegt werden. Das ist fehleranfällig, teuer und langsam.
HaiSoTec Tickets bindet SAP Business One bidirektional an: Stammdaten kommen im Hintergrund, Belege werden in Echtzeit kommuniziert, und geprüfte Arbeitszeiten gehen zurück nach SAP. Keine doppelte Datenpflege, keine manuelle Übertragung — und vor allem: jedes Ticket weiß jederzeit, ob es bereits abgerechnet wurde.
Drei Datenflüsse — drei Geschwindigkeiten
Die SAP-Anbindung von HaiSoTec ist bewusst in drei verschiedene Pfade aufgeteilt, je nach Aktualitätsanspruch:
Stammdaten SAP → HaiSoTec Periodisch (Sync-Runde) Geschäftspartner, Artikel, Aufträge, Verträge, Mitarbeiter, Tätigkeitsarten, Tätigkeitsorte
Beleg-Ereignisse SAP → HaiSoTec Echtzeit (Webhook) Ticket-Erstellung aus Aufträgen, Rechnungs-/Lieferschein-/Vertragsbenachrichtigung
Arbeitszeiten HaiSoTec → SAP Nach Freigabe (Vier-Augen) Geprüfte Zeiteinträge mit vollem Kontext
1. Stammdaten aus SAP (Batch)
Sieben Datenbereiche werden aus SAP in HaiSoTec gespiegelt:
Geschäftspartner mit Adressen, Ansprechpartnern und Kontaktdaten
Artikel mit Bezeichnungen, Preisen und Stammdaten
Aufträge als Grundlage für Tickets und Zeiterfassung
Verträge mit Wartungs- und Service-Vereinbarungen
Mitarbeiter als Bearbeiter, mit Personalnummer und SAP-Zuordnung
Tätigkeitsarten (Leistungsarten) — z. B. „Vor-Ort-Service", „Beratung", „Fernwartung"
Tätigkeitsorte (Leistungsorte) — z. B. „Beim Kunden", „Im Büro", „Remote"
Die Synchronisation läuft im Hintergrund über ein Data Warehouse (technisch: Google BigQuery in Frankfurt). Sobald ein Datensatz in SAP geändert wird, erscheint die Änderung mit der nächsten Sync-Runde automatisch in HaiSoTec — Adress-Updates, neue Ansprechpartner, geänderte Vertragsdaten, alles.
Die Tätigkeitsarten und Tätigkeitsorte aus SAP sind besonders wichtig: Jede in HaiSoTec erfasste Arbeitszeit erhält damit denselben Schlüssel wie in SAP — beim Rückschreiben ist kein Mapping nötig.
2. Beleg-Ereignisse aus SAP (Echtzeit-Webhook)
Während die Stammdaten in regelmäßigen Runden synchronisiert werden, gibt es zusätzlich Echtzeit-Benachrichtigungen für Ereignisse, die nicht warten können:
Ticket-Erstellung aus SAP-Aufträgen — Sobald in SAP ein Service-Auftrag entsteht, der ein Ticket auslösen soll, ruft SAP einen Webhook in HaiSoTec auf. Das Ticket erscheint sofort — mit allen Bezügen auf den SAP-Auftrag.
Rechnungs-Benachrichtigung — Sobald SAP eine Rechnung für ein Ticket erzeugt hat, sendet SAP eine Benachrichtigung. HaiSoTec setzt das Ticket automatisch auf „Fertig (abgerechnet)" und erzeugt einen Verlaufseintrag wie „SAP-Benachrichtigung: Rechnung RG-001234 wurde erstellt — Status geändert zu: Fertig (abgerechnet)".
Weitere Belegtypen — die Schnittstelle ist zusätzlich auf Lieferschein- und Vertragsbenachrichtigungen vorbereitet; bei aktivierter SAP-Seite erscheinen auch dafür entsprechende Verlaufseinträge am Ticket.
Damit beantwortet HaiSoTec eine der häufigsten Alltagsfragen ohne SAP-Login: „Ist dieses Ticket schon abgerechnet?" — die Antwort steht direkt am Ticket.
3. Arbeitszeiten zurück nach SAP (Vier-Augen-Prinzip)
Genau eine Rückrichtung — bewusst schmal gehalten:
Arbeitszeiten nach Freigabe durch die Ticketprüfung
Jeder zurückgeschriebene Zeit-Eintrag trägt vollständigen Kontext: Ticketnummer, Geschäftspartner, Ansprechpartner, Lieferadresse, Mitarbeiter, Tätigkeitsart, Tätigkeitsort, Datum und Start-/Endzeit. Zusätzlich wird neben den tatsächlich gearbeiteten Sekunden auch die abrechenbare Zeit als separater Wert mitgeführt — wichtig, wenn z. B. 90 Minuten gearbeitet, aber nur 60 Minuten abrechenbar sind.
Der Weg ist eine Einbahnstraße mit Vier-Augen-Prinzip:
Die Bearbeiterin erfasst die Arbeitszeit am Ticket — mit Tätigkeitsart und Tätigkeitsort aus der SAP-Liste.
Eine zweite Person prüft die Einträge auf der Seite „SAP Sync Verwaltung".
Erst nach Freigabe wandert die Zeit ins SAP — als regulärer Zeit-Eintrag mit allen Bezügen.
Damit ist sichergestellt, dass nur geprüfte Zeiten in der SAP-Abrechnung landen.
Bewusst nicht zurückgeschrieben werden:
Materialentnahmen (SAP-Kunden bewirtschaften ihr Lager direkt in SAP)
Auftragsstatus-Änderungen (Status bleibt redaktionell Sache des SAP-Bedieners)
Belege wie Lieferscheine oder Rechnungen (entstehen im SAP-Workflow — kommen dann per Webhook zurück, siehe Pfad 2)
Diese Trennung ist Absicht: HaiSoTec liefert die operative Sicht und die geprüften Zeiten — SAP bleibt die buchhalterische Quelle der Wahrheit.
Was das im Alltag verändert
Beispiel 1 — Neuer Kunde: In SAP wird ein Geschäftspartner angelegt. Mit der nächsten Sync-Runde erscheint er automatisch in HaiSoTec. Ein neues Ticket kann sofort auf diesen Kunden gebucht werden, ohne dass jemand die Daten doppelt eintippt.
Beispiel 2 — Arbeitszeit-Abrechnung: Eine Servicetechnikerin bucht 90 Minuten auf ein Ticket, wählt Tätigkeitsart „Vor-Ort-Service" und Tätigkeitsort „Beim Kunden" (beide Listen kommen aus SAP). Nach der Freigabe durch die Ticketprüfung entsteht in SAP automatisch ein Zeit-Eintrag mit genau diesen Werten — fertig für die Abrechnung.
Beispiel 3 — Status-Rückmeldung: Die SAP-Buchhaltung erzeugt aus dem Ticket eine Rechnung. Innerhalb von Sekunden wechselt das Ticket in HaiSoTec auf „Fertig (abgerechnet)", Rechnungsnummer und -datum stehen direkt am Ticket. Niemand muss in zwei Systemen nachsehen.
Aktuell unterstützte Systeme
SAP Business One ist die produktiv eingesetzte ERP-Anbindung — sie deckt heute alle drei beschriebenen Pfade ab.
Weitere ERP-Systeme können auf Anfrage angebunden werden. Da die Stammdaten-Synchronisation über ein Data Warehouse läuft und die Echtzeit-Benachrichtigungen über Standard-Webhooks, ist die Anbindung eines weiteren ERP-Systems eine Frage der Schnittstellenkonfiguration — nicht eine grundlegende Architektur-Änderung.
Warum nicht alles in einem System?
HaiSoTec ersetzt das ERP nicht — es ergänzt es. Buchhaltung, Bilanzierung, Konzern-Reporting bleiben Aufgabe des ERP. HaiSoTec übernimmt die operative Vorgangsbearbeitung: Tickets, Zeiterfassung, Ticketprüfung, Kommunikation mit dem Kunden.
Beide Systeme spielen ihre Stärken aus — und teilen sich die Daten in Echtzeit, statt sie zu duplizieren.
Für wen ist das relevant?
IT-Dienstleister mit SAP Business One im Hintergrund, die im Tagesgeschäft mehr Tempo brauchen
Mittelständische Service-Betriebe, die ihr ERP nicht aufgeben, aber ihre Vorgangsbearbeitung modernisieren wollen
Konzern-Töchter, die an ein zentrales ERP angebunden sind, aber lokale Service-Prozesse eigenständig steuern müssen
Ausprobieren
Unverbindlich beraten lassen — Erstgespräch (~30 Minuten) oder 15-Min-Rückruf
Test-Mandant anfragen — Bereitstellung typischerweise innerhalb von 48 Stunden nach Erstgespräch
Kontakt: vertrieb@haisotec.de